ERP: ¿Qué es y qué ventajas obtienen las empresas al obtener un ERP?

 

¿Has escuchado a directores, CEO’s, gerentes y empresarios hablar de un ERP? ¿Tienes dudas del por qué hablan sobre esta herramienta, qué es y qué ventajas obtienen las empresas al obtener un ERP? ¡Llegaste al lugar correcto! En esta entrada responderemos éstas y muchas preguntas más. 

En un entorno altamente competido y dinámico como el actual sólo aquellas empresas que consigan una ventaja competitiva frente a sus competidores lograrán sobrevivir. Hemos utilizado en varias entradas esta estadística, pero es que aplica perfecto para la situación actual de muchas organizaciones; 4 de cada 10 de empresas NO EXISTIRÁN en su forma actual en 2021. 

Mientras muchas empresas se resisten al cambio o simplemente ignoran la evolución de los mercados y las exigencias de los clientes, otras organizaciones toman ventaja y comienzan a obtener grandes dividendos al aplicar tecnología en diferentes áreas y procesos de su empresa. 

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema capaz de integrar la información procedente de los distintos departamentos empresariales agilizando su tránsito por la empresa y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente. 

¿Qué ventajas tiene? ¿En qué me voy a beneficiar si incorporo un sistema ERP en mi empresa? Pues bueno, este tema puede ser variado dependiendo las necesidades de la empresa, seguro algunos colegas podrán decirte que se han beneficiado de la toma de decisiones o la reducción de costos, otros del aumento de productividad y otros por el control y la trazabilidad. Pon atención a los siguientes párrafos y conoce todo el panorama de beneficios que puede ofrecerte. 

1-. Mejora la toma de decisiones 

Los sistemas ERP centralizan y unifican la información, por lo que los datos son accesibles para cualquier persona, pero sobre todo son 100% confiables. Esto permite tomar decisiones y estimar escenarios futuros con precisión y rapidez. 

2-. Evita duplicidades 

Algo que es muy común en las empresas es que exista la misma información en dos archivos o ubicaciones diferentes, una de ellas está actualizada y otra no ¿cómo saber cuál lo está y cuál no? Esto se convierte en un dolor de cabeza enorme. 

Gracias a la centralización de información todos los departamentos acceden en tiempo real a la misma información, por lo que se reduce el riesgo de tomar decisiones con información desactualizada o errónea. 

3-. Escalabilidad y diseño modular 

Una ventaja enorme es que los ERP son modulares, es decir, cada empresa puede adquirir lo que necesita en ese momento y en el futuro seguir actualizando y expandiendo el sistema con nuevas funcionalidades. Si solo necesitas el módulo de contabilidad, lo contratas y listo. 

4-. Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa 

Muchos de los sistemas ERP que están el mercado permiten que la empresa proveedora configure la aplicación para que adapte a las necesidades concretas de cada empresa. 

5-. Mayor control y trazabilidad 

Al tener acceso a la información de los diferentes departamentos y actividades de la empresa, es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor. 

6-. Seguridad 

Un ERP tiene varias capas de seguridad que permiten que tu información esté protegida. Primero, para robar información necesitarán accesos o autorizaciones para acceder a ella. Segundo, la información centralizada se respalda a través de copias de seguridad las cuales se generan de forma automática cada determinado tiempo, lo que ofrece una doble protección. 

7-. Mejora la eficiencia y capacidad operativa 

Además de eliminar duplicidades, los sistemas ERP permiten automatizar actividades que antes se desarrollaban de forma manual o casi manual (Actualizar los archivos de Excel de compras, ventas, clientes, proveedores, etc.) reduciendo significativamente la posibilidad de errores conocidos como “errores humanos” y/o “errores de dedo” 

8-. Reducción de costos 

Con una mayor eficiencia, disminución de errores y eliminación de duplicidades se pueden reducir significativamente el nivel de costes empresariales. 

9-. Mejora la rentabilidad en el largo plazo 

Sin hacemos un resumen y análisis de los 8 puntos anteriores, podemos concluir que los sistemas ERP ofrecen una sustancial mejora del rendimiento y de los beneficios a largo plazo. 

Cada vez más empresas buscan implementar un sistema ERP en sus estructuras debido a los enormes beneficios que genera. ¿Te interesa implementar uno? ¿No sabes con qué módulos empezar? ¡Podemos ayudarte! Esta encuesta permite detectar qué tan digitalizada está tu empresa, qué áreas de oportunidad tienes y qué herramientas tecnológicas son las ideales para comenzar. 

Con información de IEBS School

El impacto de la digitalización en las empresas actuales durante el COVID-19

 

Antes de que el COVID-19 fuera parte de nuestro presente, la digitalización era una necesidad para las empresas, las cuales empezaban a dar pasos lentos, pero, firmes hacia la llamada “transformación digital”. La pandemia no sólo ha cambiado nuestro estilo de vida, sino que ha modificado y acelerado múltiples procesos, como lo es la digitalización.

Aquellas empresas que quieran seguir en el juego, deberán migrar sus procesos al ámbito digital, lo que les permitirá ser más competitivos y productivos. Hoy en día, la digitalización no es una estrategia que puedas ir implantando paulatinamente, sino que es algo obligado y rápido. 

Existe una estadística contundente que respalda lo mencionado en el párrafo anterior; 4 de cada 10 de empresas NO EXISTIRÁN en su forma actual en 2021. Aun así, todavía hay negocios que se resisten al cambio. 

Dada la importancia de la digitalización, a continuación, detallamos algunos de sus beneficios. 

1. Aumenta la productividad 

El principal beneficio de esta transformación es la agilización en los procesos laborales: detectar posibles problemas, encontrar las soluciones y llevarlas a cabo. La digitalización permite tomar decisiones y llevarlas a cabo de manera más rápida. De hecho, las encuestas demuestran que el nivel de satisfacción y eficiencia en los trabajadores que han incorporado herramientas digitales ha aumentado un 39%. 

Todo ello, junto con la mejora en la atención con el cliente, mejora la productividad de la empresa. A su vez se traduce en un aumento del volumen de negocio y, por lo tanto, un incremento en los ingresos. 

2. Rápida adaptación a los cambios del mercado/sector 

Nos encontramos ante una etapa donde uno de los principales protagonistas es el cambio constante. Independientemente del sector empresarial del que formes parte, el mercado exige cambios constantes. 

El 46% de los 600 encuestados determinan que la aplicación de la digitalización a su trabajo ha mejorado su capacidad de respuesta ante los cambios que se les presentan. Y es que las tecnologías, cada vez más desarrolladas, permiten mejorar la adaptación de las empresas a los cambios. 

3. Presencial digital 

Es, probablemente, la ventaja más visible. La presencia en Internet, a través de herramientas como las tiendas online, redes sociales, blogs, páginas corporativas, etc., multiplica la visibilidad de la empresa y los canales de venta. 

Para algunas empresas esta presencia supone el centro de su estrategia digital, e incluso han mutado su negocio desde las formas tradicionales hasta las propias del comercio online, con todo lo que ello conlleva. 

4. Mejora las condiciones de trabajo 

Las posibilidades que la digitalización abre en una empresa abarcan muchos frentes, y uno de ellos es el de la mejora en las condiciones de trabajo. Nuevas opciones laborales, como la flexibilización horaria o trabajo remoto, necesitan del apoyo de la digitalización para poder llevarlas a cabo. Sin ella, resultarían mucho más dificultosas, por no decir, que imposibles. 

Y la mejora de las condiciones laborales ofrece múltiples beneficios, no sólo para los empleados, sino también para la empresa. Ayuda a disminuir la rotación laboral y a incrementar la retención de talento. Las nuevas generaciones de trabajadores (los llamados millennials) exigen digitalización en sus puestos de trabajo. Si no se les ofrece, es probable que les resulten mucho menos atractivos. 

Después de leer los beneficios, es normal que vengan a tu mente pensamientos cómo; “Ok, estoy interesado en comenzar a digitalizar mi empresa, pero, ¿por dónde empiezo?, ¿Cómo puedo saber el nivel de digitalización que tengo actualmente para saber qué áreas debo apretar?" 

Bueno, para responder éstas y muchas preguntas más, hemos creado una encuesta que, a través de una serie de preguntas, te permitirá contar con un diagnóstico amplio sobre la situación de tu empresa en materia de digitalización, y no sólo eso, también conocer las áreas de oportunidad que existen para cada departamento de tu empresa, así como detectar las diversas herramientas con las que puede lograr estas mejoras. 

¿Te interesa? ¡Dale clic al banner y da un paso firme hacia la digitalización!

Mega tendencias; el resultado de la convergencia tecnológica

En la actualidad existen una serie de tecnologías que han cambiado las reglas, la forma de hacer negocios, de relacionarte con personas y objetos, de interactuar con marcas y proveedores. Cuando señalamos que “están cambiando las reglas” nos referimos a las condiciones del entorno corporativo.

Hondemos un poco más en el tema; los consumidores y los proveedores de productos/servicios tienen necesidades y comportamientos específicos, todo esto sucede en un ambiente/entorno que, en este caso, es 100% tecnológico. Entonces, ¿qué sucede cuando una nueva tecnología permite que un proveedor de soluciones entregue una solución más rápida? No solamente afecta a otros proveedores en la misma industria, sino que afecta los comportamientos y necesidades del consumidor, ya que establece una nueva normalidad o una nueva expectativa mínima, lo que lleva al mercado a migrar a este nuevo estándar. Con la cantidad de tecnologías en el ambiente se crean entornos altamente dinámicos y siempre cambiantes, a la que muchos proveedores simplemente no pueden adaptarse por “n” cantidad de factores.

Este entorno tecnológico es abundante, se conforma, en gran medida, por “nuevas” y “viejas” tecnologías.  Cuando hablamos de “nuevas tecnologías” hablamos del; Internet of Things (dispositivos conectados), Cloud (compartir recursos), Big Data (información masiva) e Inteligencia Artificial (reconocimiento de patrones). Por su parte, las denominadas “viejas tecnologías” son aquellas que fueron impactantes hace unos años y que hoy vemos como “normales”, hablamos de la geolocalización, drones, redes sociales e impresión 3D.

Todas estas tecnologías mencionadas en el párrafo anterior, potencializan su impacto en el entorno actual cuando logran unir fuerzas y combinar sus características para crear productos o servicios que ofrezcan no sólo funcionalidad, sino una experiencia y un valor agregado. A la combinación de 2 o más tecnologías se le conoce como “Convergencia tecnológica”.

Te compartimos un ejemplo para entender el funcionamiento de las nuevas tecnologías, así como de la convergencia tecnológica. Imagina un refrigerador conectado a internet que cuenta con un arco o sensor en su puerta que detecta qué productos entran, esto le permite generar un “inventario” de productos y así controlar lo que entra y sale. Imagina que es martes y es día de ir al súper, mientras estás en tu oficina empiezas a pensar en qué es lo que tienes que comprar, pero no recuerdas bien la cantidad de unidades que tienes de cierto producto, por lo que sacas tu celular te conectas al refrigerador y observas que hay dentro de él y así decidir qué es lo que vas a comprar.

Ahora vayamos más allá, en algo que realmente generaría valor al mercado; imagina que, en lugar de conectarte a tu refrigerador, te llegué un mensaje indicándote que ya no hay ciertos productos y te permita dar clic en un botón para generar el pedido al supermercado más cercano a tu domicilio. En este proceso entran en acción el internet of things, automatización y anticipación.

Vayamos aún más allá, imagina que llegas con el departamento de salud del gobierno y le muestras un reporte con los hábitos de consumo de los ciudadanos, cómo consumen leche, con qué frecuencia, de qué marcas, de qué tipos, etc. ¿Sería información súper relevante no? En este proceso ya se unieron el big data y el análisis de datos.

¿Es posible que vayamos más allá? ¡Claro! Imagina que estás en tu oficina y te llega un mensaje de tu refrigerador diciéndote; “he notado que no has comido mucho yogurt, pero has consumido 2 galones de helado. Siri me reporta que tu ritmo cardíaco se está incrementando, así que ya te saqué una cita con el cardiólogo para el día de mañana. En este proceso entran; datafication, cloud y personalización.

Gracias a esta convergencia, existen muchas mega tendencias de tecnología que impactan tremendamente los modelos de negocio actuales para la toma de decisiones, crecimiento orgánico y acelerado, así atracción del cliente. En esta entrada nos enfocaremos en platicar sobre 4 mega tendencias:

1-. Automatización

Esta mega tendencia ha estado con nosotros desde hace mucho, mucho tiempo, desde máquinas expendedoras, hasta los cajeros automáticos. La tecnología ha evolucionado tan rápido que, incluso, ahora podemos tener dispositivos/equipos automatizados, como en el caso del ejemplo anterior con el refrigerador.

La automatización de procesos puede darse en el mundo virtual, tanto como en el físico.

Te recomendamos un enfoque básico para comprender lo que se puede automatizar en tu empresa, pero, sobre todo, saber si tendrá un impacto. Solo debes preguntarte;

¿Qué procesos haces de forma repetida?

¿Qué te está desenfocando/distrayendo de las tareas más importantes que agregan valor?

 ¿Qué procesos/decisiones pueden transferirse al cliente?

¿Qué procesos tendrían un impacto considerable al automatizarse?

Al automatizar procesos, ¿dónde crees/quieres que podría impactar?

                                                               i.      Lealtad con mis clientes

                                                             ii.      Obtengo Información

                                                           iii.      Ofrecer valor

                                                           iv.      Volumen de transacciones

                                                             v.      Mejorar la Operación

                                                           vi.      Ganar Dinero

                                                          vii.      Reducir Tiempo

2-. Datafication

Gracias a las nuevas tecnologías, específicamente el Internet of Things, TODO estará generando cantidades impresionantes de datos; tus clientes, tu operación, tu mercado. ¿Los estás utilizando a tu favor?

La mega tendencia “Datafication” básicamente consiste en el análisis de datos, de la cual queremos hablar de dos aplicaciones clave; uno, análisis de predicción (escenarios); dos, agregar valor al producto.

Predecir escenarios nos permite tomar decisiones y anticiparnos. Por ejemplo, General Electric produce turbinas para aviones. Cada turbina cuenta con cientos de sensores que están recabando información acerca del estado de la misma en todo momento. Imagina los miles y miles de datos recabados, los cuales son utilizado por la empresa para predecir cuándo una turbina puede fallar, ya que detecta patrones de comportamiento antes de que falle, lo que les permite solucionar problemas antes de que sucedan.

3-. Filosofía Cloud

Aunque todos conocemos el concepto "cloud" por las fotos y documentos que tenemos en la nube, esta megatendencia es mucho más que eso;

-         -  Compartir recursos

-        -  Hacer estructuras de operación que puedan crecer de forma escalable y colaborativa,

-          - Que permitan disponibilidad en todo momento y una adaptabilidad fácil

Te platicaremos un ejemplo para entender de mejor manera el concepto; Existe una empresa en la india que produce leche llamada Chitale. Esta empresa trabaja con diversos granjeros de la región. ¿Qué fue lo que hizo la empresa para agregar valor? A cada una de las vacas de los granjeros les pusieron un collar que recabar información de cada una de ellas; temperatura, así como ciertos parámetros que les permiten conocer su salud.

¿Qué es lo que hace Chitale? Recaba información de muchas vacas, de muchas granjas del país y la centralizan. Cuentan con veterinarios expertos que analizan patrones de comportamiento a través de los datos recabados para detectar enfermedades. De esta manera contactan a cada granjero y le alertan sobre el estado de salud de su vaca #64, por ejemplo, y recetarle cierta medicina.

El resultado; cada vaca está más sana y empieza a producir más leche, los granjeros están felices porque pueden vender más producto y Chitale tiene más materia prima y de mejor calidad. TODOS ganan por una filosofía cloud, pues se comparten recursos, infraestructura y procesos para agregar valor.

Existen 2 preguntas esenciales para implementar una tecnología cloud en tu empresa.

-          - ¿En qué estamos desperdiciando?

-       - ¿Qué procesos o infraestructura podemos compartir/replicar? (incluso con proveedores o empresas vecinas)

4-. User Experience

Es una de las tendencias más importantes y algo de lo que hemos estado hablando en todo este artículo; centrarse en el cliente en no solo al ofrecer funcionalidades atractivas, sino un valor agregado. Todo esto en combinación con alguna tecnología.

Para poder medir el user experience de tu servicio o producto existen dos términos clave; “replay value” y “share value”.

Si el jugador se divierte, el juego será bueno. Si además de eso, quiere volver a jugarlo constantemente, el juego tiene mucho potencial.  A esto se le llama “Replay Value”. Si el usuario no sólo quiere jugarlo repetidamente, sino que lo comparte y se la pasa hablando de él con sus amigos, se le llama “Share Value”.

Por último, queremos decirte que no tengas miedo. La transformación digital es una realidad y más en estos tiempos de contingencia en donde los mercados han tenido que evolucionar para no quedar rezagados.

Analiza la situación actual de tu empresa, imagina un escenario ideal en el que te gustaría que operara y acércate con un especialista para aterrizar ese sueño y convertirlo en realidad.

¿Qué acciones están tomando otras organizaciones para aminorar el impacto del COVID 19?

La experiencia que los años le han brindado a algunas organizaciones sin fines de lucro, les han dado una ventaja en esta época de contingencia e incertidumbre. Terri Sorensen, directora ejecutiva de Friends of the Children en 2008, encontró en esos momentos de oscuridad (La Gran Recesión), mucho aprendizaje para solventar situaciones de riesgo como la que vivimos actualmente.

Cuando se convirtió en CEO Nacional de Friends of the Children en 2012, prometió no volver a repetir las acciones que lamentablemente se tuvieron que tomar cuatro años antes. Hoy, en el 2020 llegó un nuevo desafío para Sorensen, sin embargo, las lecciones aprendidas del pasado, junto con la experiencia previa como Contador Público Certificado, le permitió establecer una red nacional para la estabilidad financiera.

Está claro que ninguna organización sin fines de lucro había experimentado una situación similar a una pandemia del tamaño del COVID 19, pero esto no impide que se estén tomando cartas en el asunto para reinventarse. A continuación, algunas acciones que Terri Sorensen junto con su equipo operativo están realizando para ser fiscalmente responsables ante la situación;

1-. Priorizar la estabilidad

Friends of the Children está enfocando su operación en los jóvenes y familiares actuales, olvidando su idea de expandir su causa social a otras ubicaciones.

Final del formulario”También estamos trabajando para garantizar el bienestar de los empleados: nuestro personal es nuestro recurso más valioso. Al igual que todas las empresas, hacemos malabares para mantener el negocio en funcionamiento, al tiempo que garantizamos que nuestro personal se sienta respaldado mientras trabaja de forma remota. Junto con cada miembro del personal, hemos creado planes de trabajo individuales adaptados a sus circunstancias únicas. También nos estamos conectando más a menudo (y de manera divertida) para asegurar que nuestro personal se sienta conectado con el trabajo durante este momento difícil.” comentó Sorensen.

2-. Solicitud de fondos

La organización se está apoyando de fondos nacionales y locales creados para apoyar a las organizaciones sin fines de lucro durante esta crisis.

De igual forma, han realizado acercamientos con otras fundaciones, comunidades y personas para buscar apoyo, en donde han encontrado sorprendentes resultados.

Añade Terri que “aunque muchas pólizas de seguro tienen exclusiones de virus, estamos trabajando con abogados con experiencia en recuperación de seguros para evaluar qué cobertura , si hay alguna, puede estar disponible. (El consejo que han dado, que otras organizaciones sin fines de lucro deberían considerar, es no aceptar un "no" por una respuesta de las compañías de seguros todavía).”

3-. Nueva recaudación de fondos

Así como muchas organizaciones sin fines de lucro, lanzaron agresivas campañas digitales de recaudación de fondos.  “En solo tres días, pudimos recaudar más de $ 200K, gracias a una oportunidad de subvención equivalente con la Fundación Stand Together. Nuestro capítulo de Boston fue reconocido por su rápida respuesta en nombre de las familias impactadas desproporcionadamente por la crisis de The Boston Foundation .”

Estas acciones podrían parecer normales o comunes en situación de crisis, pero el verdadero trabajo, el que genera un impacto trascendente, comienza antes de las crisis. Antes de buscar la expansión, se recomienda incorporar varios “salvavidas” para asegurar que la organización sea sostenible. Esto fue lo que el equipo de Terri Sorensen realizo en Friends of the Children.

1-. Recaudar suficiente capital para mantener a la organización durante unos años: Requerimos que todos los capítulos nuevos recauden al menos tres años de capital semilla. Esto les permite concentrarse en la construcción de un programa sólido, mientras les da una pista para continuar recaudando fondos para los años futuros. Los capítulos existentes también se esfuerzan para que el 30 por ciento de sus ingresos provenga de donaciones de varios años, lo que también crea una base de estabilidad y maximiza la retención de donantes.

2-. Diversificar las fuentes de financiación: requerimos una fuente de financiación diversa para cada capítulo lanzado, con no más del 30 al 40 por ciento de apoyo proveniente de un solo financiador. En 2008, perdimos un capítulo porque el financiador principal ya no podía financiar nuestro trabajo. En los últimos años, también hemos aumentado nuestras fuentes de financiación del gobierno. A través del Fondo de Innovación Social de la Corporación para el Servicio Nacional y Comunitario, recibimos una subvención de $ 4 millones, que se pasó a los capítulos. También hemos recibido más de $ 6.5 millones en subvenciones de la Oficina de Justicia Juvenil y Prevención de la Delincuencia.

3-. Asegurar que el apoyo de la comunidad fue sólido: no lanzamos nuevas ubicaciones a menos que haya potencial para un apoyo significativo de la comunidad. Solo vamos a lugares que nos invitan a venir y nos ven como una forma de llenar un vacío de servicio existente. También contratamos directores ejecutivos que provienen de la comunidad y que tienen experiencia en recaudación de fondos. El capital semilla proviene de fundaciones locales y filántropos que se invierten personalmente en nuestro trabajo.

Si bien aún existe mucha incertidumbre sobre la fecha en la que todo volverá a la normalidad - si es que está llega a ser cómo la conocíamos -, esta época ha dejado grandes enseñanzas en todos los sectores, empresas y organizaciones quienes están buscando salida a la crisis y están encontrando nuevas oportunidades de crecimiento que, si no hubiera sido por esta etapa de nuestras vidas, a lo mejor no las hubieran encontrado.

Si no vemos esta contingencia como un impulso para salir adelante a pesar de la adversidad, difícilmente podremos desafiarnos en el futuro. Este es el momento por el cual tu organización será recordada, no lo arruines.

Con información de Standford Social Innovation Review.

¿Qué es lo que necesitan tus clientes en esta pandemia?

Para muchas empresas el experimentar altibajos estacionales en ventas no es algo raro, al contrario, es algo común que se vive año con año y para lo que se preparan desde el inicio de año. Sin embargo, lo que estamos viviendo con la pandemia COVID-19 es algo sin precedentes, que está afectado fuertemente a muchos mercados, sectores y empresas.

La incertidumbre vuela por los aires y es algo que se respira en todos lados. Hoy en día, tus clientes, así como tu equipo de trabajo, necesitan comunicarse contigo, saber que estás son ellos, necesitan sentir tu empatía y compasión.

En este momento nuestra cabeza vuela y se realiza múltiples preguntas; ¿cuándo va a terminar esta situación?, ¿mi empresa podrá sobrevivir?, ¿cómo puedo apoyar a mis empleados?, Cuándo todo esto termine, ¿cómo serán las cosas?

Tus clientes no son la excepción, por su mente corren mil preguntas, lo que ellos necesitan es que las empresas se comuniquen con ellos de forma periódica para mantenerlos informados. Es importante que todas tus comunicaciones expresen el apoyo colectivo de tu empresa hacia ellos, debes expresarte con empatía y hacerles ver que todos estamos juntos y en la misma batalla.

No olvides proporcionar información detalla y clara que sea útil para tus clientes en este momento. Informales sobre cualquier cambio a tus políticas o cualquier adaptación que estés haciendo para aminorar el impacto de la contingencia, comparte con ellos lo que estás haciendo y lo que te está funcionando, ayúdales con información que les permita sobrellevar la situación.

Aunado a esto, tus clientes están ansiosos de saber si pueden contar contigo con ofertas temporales o extensiones de pagos. Esto es algo que realmente van a valorar. Sin embargo, no olvides explicar de manera clara cómo se manejarán las cancelaciones una vez que todo esto termine. Las ventas mejoran cuando ayudas a tus clientes a tener éxito, es algo que nunca van a olvidar.

Es recomendable dejar a un lado las ganas o el deseo de vender y comenzar a escuchar objetivamente los problemas de tu cliente para brindar consejos, créenos, te lo van a agradecer.  Demuéstrales que estás dispuesto a continuar con la conversación y ayudarlos en este momento.

Dentro de este proceso de comunicación constante y escucha activa, es probable que tus clientes estén más estresados de lo común, ¡todo el mundo lo está! Intenta entender la situación emocional de tus clientes antes de realizar cualquier acercamiento para no tomar personal los comentarios que pueden venir.

Recuerda, todos están enfrentando problemas y tú no eres la excepción, así que se abierto y transparente. Intenta mostrar una imagen humana de tu empresa, comparte tus desafíos, así como tus contratiempos o las debilidades que tu equipo está presentando.

Es probable que tus clientes en este momento sólo busquen un amigo, alguien que los apoye y aconseje. En este intento de acercarte a ellos para ganar su confianza y lealtad evita a toda costa prometer demasiado.

Por otro lado, si tus clientes se acercan para solicitar algún servicio o producto, se consciente de la realidad actual de tu empresa y no prometas cosas si necesitas reducir costos. Tus clientes ajustarán sus expectativas pues entenderán que la crisis no discrimina y lo más probable es que aprecien tu honestidad y ganes más su confianza. Evita vender más de lo que puedes y prometer fechas de entregar que no puedes cumplir, la tensión es constante en el entorno por lo que tus clientes no van a tolerar eso en este momento.

En conclusión; el mundo entero está pasando por una nueva realidad, una realidad que ha revolucionado las maneras de interactuar, consumir, gastar, etc. Enfócate en apoyar a tus clientes y a tu equipo. No temas en compartir tu realidad actual o la crisis por la que estás pasando, no serás el único en esa situación.

Este el momento por el que tú empresa será recordada, ¡no lo arruines! Cabeza en alto.

6 Claves para implementar tecnología con éxito - PARTE 2

¡Llegó la segunda parte del artículo 6 claves para implementar tecnología con éxito!

4-. Las empresas más grandes no siempre son las mejores

Sabemos que cuando se habla de una inversión en tecnología, se busca elegir al mejor proveedor del mercado para asegurar el éxito de la implementación. Sin embargo, un error común es creer que una empresa gigante es más capacitada que una pequeña.

Asegúrate de tomar en cuenta ciertos puntos clave en la elección y en lugar del tamaño de la empresa o de la cantidad de empleados que tiene.

En algunas ocasiones las empresas grandes debido al posicionamiento que tienen, ofrecen precios elevados, poco soporte, y no se fijan en clientes pequeños o medianos. Por su parte, algunas startups o empresas pequeñas tienen precios accesibles, innovación y dinamismo, servicio y soporte.

Recuerda que las empresas pequeñas están buscando relaciones a largo plazo por lo que al principio buscarán agradar y cumplir todas tus solicitudes, lo que genera beneficios para ambas partes.

5-. Busca experiencias y personalización

Recuerda, el sistema o software debe adaptarse a sus procesos o necesidades y no sus procesos al sistema. Esta es una regla de oro que debes siempre tomar en cuenta al momento de elegir proveedores y tecnologías.

Cuando se decide hacer una inversión tecnológica, en muchas ocasiones, se busca diferenciarse de la competencia a través de sistemas que les permite realizar sus procesos de distintas formas y así lograr mayor productividad y competitividad. Para lograr esto la personalización es clave.

La mala noticia es que esta personalización suele ser costosa, pues el proveedor debe involucrarse en sus procesos de forma profunda para entender sus necesidades y requerimientos, realizar ejercicios de design thinking y otras estrategias que permitan definir al punto más fino qué es lo que necesita y para qué.

Asegurate de encontrar a un proveedor que cuente con procesos de design thinking dentro de su alta de requerimientos, que sea parte de tu operación por unos días para que conozcan las entrañas de tu empresa y pueda vivirlas.

Exige un servicio completo que te permita estar muy cerca del equipo de desarrollo. Es de gran importancia que el proveedor cuente con certificaciones Scrum, una metodología utilizada para desarrollo ágil que se concentra en generar valor rápido para el cliente final a través de entregas cortas (sprints), lo que te permite ver avances cortos y rápidos y poder ajustar en el camino.

6-. ¡Confía!

¡La tecnología está para ayudarte! En Avansys queremos decirte que la tecnología funciona. Las empresas que deciden realizar inversiones serias en materia de tecnología ven grandes dividendos al hacerlo.

Es importante mencionar que dar este paso requiere de mucha seriedad, paciencia y seguimiento. Si bien el proveedor es el encargado de hacer que la magia suceda, la contra parte debe estar 100% dedicada a este desarrollo para definir requerimientos al punto más fino, tener llamadas de seguimiento, ver avances, realizar algunas pruebas, etc. Se necesita del compromiso de las dos partes para avanzar al éxito.

Por último, queremos decirte que no tengas miedo. La transformación digital es una realidad y más en estos tiempos de contingencia en donde los mercados han tenido que evolucionar para no quedar rezagados.

Analiza la situación actual de tu empresa, imagina un escenario ideal en el que te gustaría que operara y acércate con un especialista para aterrizar ese sueño y convertirlo en realidad.

6 Claves para implementar tecnología con éxito

Hoy en día la tecnología no es un factor a considerar, pues la evolución de los mercados ha definido que su presencia en todos los sectores sea vital, pero, sobre todo, fundamental para la competitividad.

Sabemos que tomar la decisión de invertir en tecnología es difícil para muchas empresas, pues trae consigo miedo e incertidumbre. Se cree que implementar tecnología es algo costoso y complejo, pero dependerá de las necesidades de cada empresa su variable de costo y tiempo. Lo que sí es un hecho es que, una inversión como estas, ya sea grande o chica, debe estar bien aterrizada y fundamentada para que no se convierta en un gasto.

En Avansys te recomendamos que sea cual sea la necesidad que tengas, te asesores con un experto para que te ayude a aterrizar y buscar la mejor opción tecnológica para tu segmento y necesidad.

En esta entrada queremos compartirte algunos experiencias y consejos que damos a nuestros clientes para que paso hacia la transformación digital sea todo un éxito.

1-. Define quiénes son los que más necesitan la tecnología

Usualmente, las empresas cuentan con un software para la gestión financiera y facturación, siendo estas áreas las primeras en ser detectadas para la implementación. Esto es lógico pues buscan tener un control financiero automatizado que presente números 100% veraces.

Pero, ¿qué sucede con otras áreas donde existen otros activos involucrados como recursos humanos, procesos internos, gestión de ventas, logística, marketing, atención al cliente? Todas son igual es de importantes y claves, ¿no? Un estudio reciente de SalesForce indica que el 70% de las empresas a nivel mundial, aún utilizan lápiz y papel para ejecutar tareas clave.

Es importante detectar las áreas con más carga dentro de la empresa, recuerda que la tecnología está para ayudarte, para convertirse en tu aliado. Como consejo, si algún área de tu empresa cuenta con un equipo conformado por más de 3 personas, o si las tareas que realizan les toman más de 3 horas, existe una importante área oportunidad y debes poner atención en ella.

2-. No tengas miedo en desarrollar software de forma externa

No desenfoques tus esfuerzos, si tu empresa es especialista en fabricar maquinaria pesada no pretendas ser especialista en otras cosas. Enfoca tu dinero, esfuerzo y tiempo en la actividad principal de tu empresa, no en desarrollar software de forma interna.

No subestimes el desarrollo tecnológico. Es correcto que confíes en tu equipo interno para desempeñar diversas labores, pero no creas que pueden crear herramientas que no están dentro de sus posibilidades, esto solo genera costos grandes y pérdidas de tiempo.

OJO, sabemos que existen empresas con grandes y capacitados equipos de TI, nuestra recomendación es que acudas con un experto o especialista en el tema.  

Entonces, ¿la mejor alternativa es sub contratar una empresa para el desarrollo del sistema? No, no siempre, dependerá mucho de las necesidades de la empresa.

Hacer la subcontratación de una empresa de desarrollo de software sólo debería hacerse cuando no existan soluciones en el mercado o cuando los requerimientos del sistema sean muy específicos, es decir, cuando se requiera de un desarrollo a la medida.

Una alternativa que pudiera ser de gran utilidad es la contratación de un servicio o software SaaS. Software as a Service permite a las empresas contar con tecnologías que se adapta a su consumo y necesidades. Es como si se tratara de pagar la luz, el internet o el agua, únicamente pagas por lo que consumes, lo que permite maximizar su uso y valor.

3-. Genera un presupuesto y prioriza

Sabemos que la meta de muchas empresas, aunado a conseguir sus objetivos comerciales, se centra en el ahorro de todo lo no indispensable e ir por lo más económico. Es importante mencionar que la mejor forma de minimizar los costos por ineficiencias es a través de la inversión.

Una vez que definas el área con mayores necesidades tecnológicas (punto 1) podrás entender el valor que esta tecnología le traerá a tu negocio. La tecnología no deber ser un gasto, sino una inversión.  

Nuestra recomendación es que definas un presupuesto por 6 meses, como mínimo, y asegúrate que la tecnología por implementar impacte en la operación de varias personas para poder entender el impacto su puesta en marcha de manera contundente.  

¡Inscríbete a nuestro newsletter para recibir la segunda parte de este artículo que saldrá en pocos días!