¿Por qué Lean Six Sigma es importante para empresas de software a la medida?

Por Amelia Respardo, Aseguramiento de Calidad, Avansys.

“Lean” es una filosofía de administración de la operación de una compañía y su principal objetivo es hacer más eficiente y productivo el trabajo. “Lean” significa hacer más con menos; menos esfuerzo, menos estrés, menos equipo, menos espacio, menos recursos y principalmente en menos tiempo, prácticamente es aprender a detectar el desperdicio.

Tomando como ejemplo a las empresas de software a la medida, éstas cuentan con una serie de desperdicios que se presentan en actividades puntuales y críticas para la operación.

• Código generado que ofrece funcionalidades no deseadas e innecesarias.
•       Retrasos en el proceso de desarrollo de software a la medida
• Mala toma de requisitos
• Problemas con la comunicación internas
• Documentación excesiva o mal ejecutada
• La calidad es inconsistente porque existen demasiados errores en los códigos y requieren refactorizaciones.
• Re trabajos en las planeaciones.
• Falta de automatización en las pruebas.
• La amplificación de conocimiento es limitada.

Lean es simple, sólo es cuestión de organizar al equipo de trabajo y establecer metodologías efectivas para hacer más con menos, ¿Cómo lograrlo? Aquí los 7 principios de Lean en Software a la medida.

1. Eliminar el desperdicio - pasos innecesarios
2. Promover e incorporar pruebas continuas
3. Retrasar las decisiones
4. Entregar el software lo más rápido posible
5. Empoderar al equipo de programación
6. Construir un enfoque en la integridad del sistema
7. Centrarse en todo el sistema

Existe otra filosofía que permite complementar lo expuesto por Lean; Six Sigma es una filosofía de negocios con enfoque en la satisfacción del cliente.

Para conocer el nivel de satisfacción del cliente existen muchos métodos para obtenerlo, uno de ellos y, el cual yo recomiendo, es realizar encuestas de calidad ya sea por llamada, correo, en persona o por cualquier medio de comunicación. De esta manera el cliente expresa como se siente con el servicio que se le brinda y da a conocer lo que espera a futuro, lo que permite encontrar mejoras cada día. Para realizar esto es necesario saber lo siguiente:

• Identificar los problemas que está presentando al cliente.
• Ponerte en el lugar del cliente.
• Encontrar solución eliminando los errores de código u otro problema encontrado para dar una respuesta inmediata al cliente.
• Generar confianza y seguridad de que el problema se resolverá.
• Consultar los procesos productivos que existen en la organización para dar buen flujo.
• Trabajar en equipo y transmitir al cliente una constancia comunicación con los detalles.
• Rediseñar mejoras en los sistemas que maneja la empresa para optimizar continuamente la atención al cliente.
• Innovar en las tecnologías para crear un ambiente competitivo y hacer más eficiente el trabajo.

¿Por qué Lean Six Sigma es importante para empresas de software a la medida?

Lean Six Sigma es una metodología orientada para la mejora de procesos, con el propósito de aumentar la rentabilidad y productividad de los mismos. ¿Cómo la hace? a través de una metodología llamada DMAIC.

Las ventajas de Six Sigma crean muchos beneficios para la empresa de software a la medida y es necesario llevar a cabo esta metodología para ser la mejor, en resumen, es lo siguiente:

      Lean: Velocidad                          

• Procesos flexibles                        
• Trabajo en equipo.                      
• Procesos estables.                     
• Flujo continuo.

     Six Sigma: Calidad

• Solución de problemas
• Procesos sin variación
• Rediseño e innovación

Esto da como resultado menores costos, menor tiempo de entrega, mejor calidad, mejor productividad, mayor satisfacción personal y laboral.

En Avansys trabajamos día con día con esta metodología. A través de procesos fuertes y bien establecidos podemos ofrecer a nuestra cartera de clientes, calidad y satisfacción en cada una de las entregas. 

Referencias:

https://www.leansixsigmainstitute.org

http://www.softwareprojectmanagement.org/lean-software-development/

¿Qué es la automatización de procesos y cuáles son sus beneficios?

La aceleración de los mercados ha ocasionado que las empresas actuales deban presentar niveles de productividad casi perfectos para poder sobre llevar el ritmo de competitividad de los negocios. Cada segundo que pasa vale oro, es por esta razón que la automatización de procesos ha tomado gran relevancia y se ha convertido en una coyuntura de la cual todos hablan.

En caso de que no estés familiarizado con el término, te explicaremos en qué consiste. Este término acuña a la integración de aplicaciones de software, personas y procesos con la finalidad de hacer las cosas más fáciles, efectivas y eficientes, lo que logra un mejor funcionamiento de la organización.

Se llama automatización cuando se logra, valga la redundancia, automatizar aquellas actividades que antes eran realizadas de forma manual y que ahora se realizan de forma digital y con unos cuentos clics.

La clave de la implementación tecnológica

Imagina que trabajas para una fundación y llega una organización que está interesada en recibir un apoyo económico, el representante te da una USB que cuenta con una serie de archivos en diversos formatos, los cuales debes enviar al área de revisión para validar la solicitud. El área de revisión detecta que algunos de los archivos no están en los formatos correctos y no cuentan con toda la información necesaria, por lo que debe hacerle llegar un correo electrónico al interesado para notificarle los hallazgos y solicitarte nuevamente la información.

El interesado envía nuevamente los documentos con las correcciones solicitadas. El área de revisión estudia el nuevo paquete de información y se acuerda que olvidó solicitarle al interesado información importante para validar el apoyo, a lo que vuelve a enviar un correo con esta petición.

Se realizan las correcciones y el interesado hace el envío. Nuevamente, el área de revisión valida el nuevo paquete de información y define que todos los documentos son correctos y el proyecto si es candidato a recibir el apoyo, por lo que le hace llegar un correo de confirmación.

¿Detectas la cantidad de procesos que se tuvieron que realizar para validar el apoyo?

Ahora imagina que existe un software en el cual se pueden dar de alta los apoyos, sin necesidad de ir a algún lugar físico. Este sistema ya cuenta con las validaciones necesarias para solicitar los documentos con el formato necesario y la información vital para la revisión. Al terminar el registro, el sistema automáticamente hace llegar la solicitud al módulo de “proyectos en revisión” y notifica vía web a los empleados encargados de esta labor. Estas personas al revisar el apoyo y validar la información, dan clic al botón “aprobar” y el sistema envía un correo en automático al interesado notificándole la decisión.

¿Notas alguna diferencia entre estos procesos? ¿Crees que uno es más eficiente que otro?

La automatización de procesos consiste en aminorar la cantidad de procesos necesarios para hacer una actividad. Al implementar esta metodología se logra eliminar errores humanos, reducir costos y tiempos al hacer más eficientes las actividades, sustituyendo el trabajo manual con herramientas de software.

En este ejemplo se narra lo que viven muchas fundaciones en uno de sus procesos, sin embargo, la automatización de procesos se puede presentar en cualquier actividad empresarial, desde pequeñas y mediana empresas, hasta compañías multinacionales. 

¿Cuáles son las 5 tecnologías que tu empresa debe implementar?

¿Cuáles son los principales beneficios que la automatización de procesos brinda a los negocios? 

1-. Minimizar costes, se mejora la carga de trabajo del equipo, disminuyendo los recursos.
2-. Se minimiza el número de errores.
3-. Aumentar de forma significativa la velocidad de la ejecución, lo que se traduce en un aumento de productividad.
4-. Posibilidad de conseguir informes y reportes, de manera rápida en el momento, con información real. Se pueden hacer comparativas entre años anteriores en cuestión de clics.
5-. Realizar seguimiento puntual de forma rápida: permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento.
6-. Control y monitoreo de resultados en tiempo real.
7-. Minimizar la utilización de documentos físicos, se evitan grandes archiveros de información.

8-. Reduce el ciclo de producción.

9-. Trazabilidad de procesos.

10-. Identificar y remediar los puntos ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos. 

11-. Implementar el flujo de trabajo para eliminar errores e inconsistencias del proceso

12-. Una mayor coherencia en la aplicación de las normas de gestión empresarial.

13-. Permite la utilización de distintos sistemas diferentes plataformas sin que el trabajador tenga que memorizar lo que debe de utilizar.

14-. Estandarizar la operación.

La famosa automatización de procesos es una de las múltiples acciones que una empresa puede implementar para entrar a esta nueva era 4.0 y ser parte de la transformación digital, pues permite diseñar, ejecutar, observar, supervisar y mejorar los procesos de forma continuar. Esto sin duda se convierte en el baluarte de muchas empresas, dándoles una poderosa ventaja competitiva.

Si no conoces una herramienta que se adapte a las necesidades de automatización de tu empresa, puedes contratar a una empresa de desarrollo de software para que genere un software a la medida, justo con las necesidades actuales de tu operación.