¿Cómo la tecnología impulsa a las organizaciones sin fines de lucro a ayudar a más personas? CASO DE ÉXITO.

 

Está claro que uno de los principales dolores de cabeza de las instituciones es la enorme cantidad de papeleo que generan día con día entre expedientes, reportes, donantes, voluntarios, etc. Muchas organizaciones no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para digitalizar su operación lo que trae consigo descontrol, pérdida de información, información errónea y en ocasiones, hasta duplicada.

Una de las tareas más determinantes de una institución o fundación de primer piso, es la gestión de expedientes, pues es aquí donde las organizaciones ponen su tiempo y esfuerzo para conocer y registrar a aquellas personas que podrán ser acreedoras de apoyo.

En este proceso se registran los datos más importantes de los beneficiarios; datos generales, estudio socioeconómico, datos de la familia, asistencias, entre otros. Toda esta información le permite a la institución saber a cuántas personas está apoyando, de qué edades, géneros, cuánto apoyo se les está brindando etc. Dicho con otras palabras, tener un control organizado de esto les permitirá medir de manera objetiva y certera el impacto de su causa. 

Y aunque muchas aún implementan la técnica de lápiz y papel para estas labores determinantes, muchas otras ya están dando el paso al mundo digital, tal es el caso de HIAS, fundada como la Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante en 1881 para ayudar a los judíos que huían de los pogromos en Rusia y Europa del Este. Su impacto ha sido tal que les ha permitido crecer a lo largo de los años para ayudar a personas de todas las religiones que huyen de persecución.

Debido a su impacto, las salas de espera en las oficinas de Nairobi estaban a menudo llenas de refugiados que solicitaban asistencia y tenían que pasar por un largo proceso de admisión lo que generaba que el personal no podía completar el proceso de todos en un mismo día. Este fenómeno generó que los refugiados viajarán por la ciudad a buscar diversas oficinas, lo que era de gran riesgo para ellos puesto que se exponían a violencia de género y otros peligros, y que se generarán entradas duplicadas y confusión.

Para erradicar este problema, se apoyaron de la tecnología para ayudar a más refugiados que nunca a encontrar seguridad en todo el mundo. Desarrollaron una nueva solución de gestión de casos o expedientes para ayudar a mantener a tus clientes vulnerables más seguros mientras buscan ayuda.

Esta plataforma se comenzó a utilizar en sus operaciones en Kenia y de manera rápida, redujo el tiempo de los trabajadores sociales para procesar entradas nuevas en un 80%, así como el tiempo para recuperar información de casos existentes en un 40% gracias a la estandarización de la plataforma en todas las oficinas de ese país africano.

“Queremos brindar los servicios de manera rápida y que la gente no tenga que moverse mucho y ponerse en peligro”, comentó Rui Lopes, Director de Información de HIAS. “Vemos enormes ganancias que esta plataforma ha comenzado a brindar en Nairobi. Este tiempo se traduce en ayudar a más beneficiarios”

Gracias a los resultados obtenidos, HIAS ha comenzado a implementar la plataforma en otros 15 países que atiende y espera que se propague de manera positiva. “La iniciativa de la plataforma de gestión de expedientes es nuestra joya de la corona en este momento. Es la piedra angular en nuestra estrategia y planes de transformación digital”

¿Qué debe tener un reporte de impacto social?

 

Para una fundación, así como para cualquier empresa, los reportes son claves para medir el rendimiento de la organización, pues permiten confirmar hipótesis o teorías sobre la operación de la misma. Los números no deben visto como un dolor de cabeza, sino como un apoyo clave, pues estos dicen mucho sobre una empresa.

Muchas fundaciones, organizaciones y empresas le tienen miedo pues; uno, creen que es complicado generar los reportes. Dos, tienen miedo sobre la información que estos puedan arrojar. Al final, las estadísticas y los reportes son vitales para entender qué es lo que pasa, qué es lo que se está haciendo bien y que no y cómo solucionarlo. Y lo mejor de todo, es que hoy en día existen muchas herramientas que hacen de este proceso uno muy sencillo y rápido.

El documento o el tablero de indicadores, es el producto resultante de una medición de impacto, por eso, además de ser utilizado para determinar si se llegó al objetivo o no, también es útil para saber la magnitud del impacto generado con cada peso invertido.

Cada organización tiene necesidades específicas, pues los mismos datos pueden arrojar información clave diferente, así que dependerá de cuál es el propósito de la medición; conseguir más recursos, medir el apoyo por estado, conocer las áreas más beneficiadas (salud, cultura, educación, etc.), qué género ha sido más apoyado, cuántos beneficiarios directos e indirectos se tuvo, etc.

En este artículo, explicaremos las características que debe tener un reporte de impacto social para fundaciones de segundo piso. Cualquiera que sea el propósito se debe tener presente que en la medición del impacto siempre hay una pregunta, una hipótesis que se quiera comprobar, siendo los números los encargados de responder estas preguntas; ¿realmente estamos apoyando al público que queremos? ¿Nuestros apoyos a instituciones realmente están generando un impacto? ¿Nuestros programas están teniendo el impacto esperado?

Entonces, ¿Cuáles son los elementos que debe tener un reporte de impacto social? Insistimos, cada fundación tendrá necesidades específicas, sin embargo, estos elementos permiten tener una idea general de lo que puede ser útil para cualquier fundación.

Resumen ejecutivo

Una página o sección que resuman los datos más significativos para la fundación, aquellos que deberán revisarse con frecuencia y que permitan tener un conocimiento general del rendimiento de la fundación. Los directivos, gerente o coordinadores, agradecerán mucho esta pantalla.

Alcance y cobertura

Les permitirá a los encargados conocer el alcance de la causa y hasta dónde llegan sus esfuerzos. Por ejemplo, número de; proyectos apoyados, beneficiarios, población atendida, población esperada, promedio por beneficiario. Así como, distribución geográfica de los proyectos apoyados y población atendida vs población esperada.

Evaluación de procesos;

En esta pantalla se puede conocer en qué etapa del proceso va cada institución, y qué documentos le falta a cada una, así como conocer a las personas involucradas en cada etapa.

Indicadores por año, convocatoria, área o estado de; proyectos evaluados, aprobados, monitoreado, informes de avance, informe de resultados y valoración financieras. Dependiendo de las necesidades, se podría medir lo anteriormente mencionado por responsable.

 

Por último, una semaforización de instituciones es de gran ayuda pues permite saber cuántas instituciones están en cada color determinando su calificación.

 

Eficiencia

Esta pantalla ayuda a muchos a los encargados a conocer la eficiencia de la fundación en materia de recursos asignados vs gastados.

 

Administrativo

Sección de gran ayuda para el área administrativa en donde pueden almacenarse datos como; presupuesto vs gastado y así conoce el balance de los recursos. Así mismo, se pueden desglosar los gastos administrativos y así saber en qué áreas se ha gastado el presupuesto.

 

Resultados

Tablero que permite conocer los resultados esperados vs logrado, y así medir el impacto social de la causa. 

Quizá podrás creer que tener estos tableros es una tarea complicada, pero la realidad es que existen múltiples productos en el mercado que permiten tener un control efectivo. Y no sólo eso, este modelo de negocios permite a la junta de consejo conocer el impacto de su labor en la sociedad, así como llevar un control de toda su operación mediante indicadores de desempeño relevantes, ayudándoles a la toma de decisiones de una manera objetiva y no en suposiciones.

 

Si estás interesado en poner en marcha este tablero o reporte de indicadores, y no sabes cómo empezar, podemos ayudarte. Solicita una asesoría gratuita y con gusto podemos ayudarte a definir los primeros pasos y acompañarte en el camino.