Está claro que uno de los principales dolores de cabeza de las instituciones es la enorme cantidad de papeleo que generan día con día entre expedientes, reportes, donantes, voluntarios, etc. Muchas organizaciones no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para digitalizar su operación lo que trae consigo descontrol, pérdida de información, información errónea y en ocasiones, hasta duplicada.
Una de las tareas más determinantes
de una institución o fundación de primer piso, es la gestión de expedientes, pues es aquí donde las organizaciones ponen
su tiempo y esfuerzo para conocer y registrar a aquellas personas que podrán
ser acreedoras de apoyo.
En este proceso se registran los
datos más importantes de los beneficiarios; datos generales, estudio
socioeconómico, datos de la familia, asistencias, entre otros. Toda esta
información le permite a la institución saber a cuántas personas está apoyando,
de qué edades, géneros, cuánto apoyo se les está brindando etc. Dicho con otras
palabras, tener un control organizado de esto les permitirá medir de manera objetiva y certera el
impacto de su causa.
Y aunque muchas aún implementan la técnica
de lápiz y papel para estas labores determinantes, muchas otras ya están dando
el paso al mundo digital, tal es el caso de HIAS, fundada como la
Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante en 1881 para ayudar a los judíos que
huían de los pogromos en Rusia y Europa del Este. Su impacto ha sido tal que les
ha permitido crecer a lo largo de los años para ayudar a personas de todas las
religiones que huyen de persecución.
Debido a su impacto, las salas de
espera en las oficinas de Nairobi estaban a menudo llenas de refugiados que
solicitaban asistencia y tenían que pasar por un largo proceso de admisión lo
que generaba que el personal no podía
completar el proceso de todos en un mismo día. Este fenómeno generó que los
refugiados viajarán por la ciudad a buscar diversas oficinas, lo que era de
gran riesgo para ellos puesto que se exponían a violencia de género y otros
peligros, y que se generarán entradas
duplicadas y confusión.
Para erradicar este problema, se
apoyaron de la tecnología para
ayudar a más refugiados que nunca a encontrar seguridad en todo el mundo.
Desarrollaron una nueva solución de gestión
de casos o expedientes para ayudar a mantener a tus clientes vulnerables
más seguros mientras buscan ayuda.
Esta plataforma se comenzó a
utilizar en sus operaciones en Kenia y de manera rápida, redujo el tiempo de los trabajadores sociales para procesar
entradas nuevas en un 80%, así como
el tiempo para recuperar información de
casos existentes en un 40%
gracias a la estandarización de la plataforma en todas las oficinas de ese país
africano.
“Queremos brindar los servicios de
manera rápida y que la gente no tenga que moverse mucho y ponerse en peligro”,
comentó Rui Lopes, Director de Información de HIAS. “Vemos enormes ganancias que esta plataforma ha comenzado a brindar en
Nairobi. Este tiempo se traduce en ayudar a más beneficiarios”
Gracias a los resultados obtenidos,
HIAS ha comenzado a implementar la plataforma en otros 15 países que atiende y
espera que se propague de manera positiva. “La iniciativa de la plataforma de gestión de expedientes es
nuestra joya de la corona en este momento. Es la piedra angular en nuestra estrategia y planes de transformación digital”
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