5 Criterios clave que te ayudarán a evaluar a tu próximo proveedor de software

Invertir en un software implica pensar en la mejor opción para tu negocio a largo plazo, evitando riesgos, costos muy altos y fundamentalmente que te  ayude a mejorar los procesos de tu empresa,  por ello es de suma importancia  que evalúes detenidamente a las empresas que te pueden proveer de un software, a continuación te compartimos algunos de los criterios que  ha nuestro punto de vista te ayudarán  a evaluar una compañía que te ofrece un software ya hecho.

1.- Experiencia.

Cuando tratas con diferentes proveedores este punto se vuelve crítico para la elección final debido a que debes disminuir en lo más posible el riesgo  de implementación en tu empresa.  Este punto se puede evaluar con los siguientes criterios:

• Número de años en el mercado  que tiene la empresa que te ofrece el software.
• Número de implantaciones exitosas con clientes.
• Referencias de clientes: Es importante que pidas 2 o 3 referencias de clientes que estén utilizando el software  para que tú mismo puedas preguntarles cómo les ha ido trabajando con la empresa que estás evaluando y si los tiempos que prometen suelen ser precisos.

“No me digas lo bien que lo haces; dime lo bueno que me hace cuando lo utilizo”.

Leo Burnett

 

2.- Matriz de Evaluación

En esencia esta matriz te ayudará a determinar las necesidades de tu empresa las cuales  requieres que atienda el software, las puedes ordenar de acuerdo a su prioridad y  posteriormente  ir  marcando aquellas con las que el software de la empresa cumple.

Además es  recomendable solicitar a  la empresa en cuestión te muestre el software en “operación” para que tú mismo puedas comprobar que hace lo que tú necesitas.

A continuación te presento una matriz de cómo lo podrías realizar: Ejemplo:

Necesidad de la Empresa	Prioridad	Proveedor 1 ¿Cumple?
Compras	Crítica	x
Inventarios	Crítica
Manejo de Multi almacenes	Deseable	x
Traspasos entre almacenes	Crítica
Punto de venta	Crítica	x
Pagos en efectivo	Crítica
Pagos con tarjeta de crédito	Crítica	x
Pagos con transferencia bancaria	Deseable	x
Facturación	Crítica	x
Timbrado de facturas	Crítica	x
Notas de crédito	Crítica	x
Cuentas x Cobrar	Crítica

NOTA IMPORTANTE: Si el proveedor cumple con más del 80 % de aquellas necesidades clasificadas como “críticas” puede ser una muy buena alternativa ya que su software cumple con un muy alto porcentaje de lo que estás buscando.  

3.- Escalabilidad

Se entiende por escalabilidad a la capacidad de adaptación y respuesta de un sistema con respecto al rendimiento y calidad del mismo a medida que aumentan de forma significativa el número de usuarios. Aunque parezca un concepto claro, la escalabilidad de un sistema es un aspecto complejo e importante debido a que evaluarás si el software está preparado para crecer junto contigo.  Para validar esto le pudieras preguntar al proveedor. Se sugiere preguntar al proveedor sobre:

• ¿Cuántas sucursales o usuarios me soporta tu sistema sin bajar la calidad?

• ¿Puedo consultarlo desde fuera de mi sucursal? Por ejemplo si estoy de viaje

• ¿Puedo agregar más memoria al software o conectar otro equipo a la red?

• ¿Cuenta con más versiones?

“Invertir en un software implica además pensar en el negocio a largo plazo, por ello también es fundamental que la herramienta acompañe el crecimiento de la compañía, se adapte a los cambios que ésta sufre, y sea flexible ante cualquier requerimiento.”

Softland, ERP Argentina 2016

4.-Soporte técnico.

El tema del soporte técnico es esencial en la elección de un software ya hecho debido a que si buscas un software que te facilite tu operación en la empresa  debes de conocer los  tiempos de respuesta  en caso de fallas y que cubrirá su garantía de servicio o  en su caso su póliza de soporte.

Se sugiere preguntar al proveedor sobre:

• ¿Cuál es el horario de atención de tu área de soporte? 24/7?
• ¿Cuál es el tiempo de garantía y póliza de soporte?
• ¿Manejas algún acuerdo de niveles de servicio donde se especifiquen tiempos de respuesta?

“Tus clientes no esperan que seas perfecto. Lo que si esperan es que les resuelvas un problema cuando algo sale mal”

Donald Porter.

5.- Precio.

En nuestra opinión el último criterio  a evaluar es el precio,  debido a que este típicamente  se evalúa hasta que el proveedor que está siendo evaluado ha pasado los filtros anteriores después de que ha pasado cada uno de los filtros, vale la pena  preguntarse:

• ¿Se cobrará por sucursal o por usuario?
• ¿Cuál es su forma de pago? El pago es ¿mensual?, ¿anual?
• ¿Qué incluye el pago?
• Las versiones o actualizaciones del sistema ¿Tendrán un costo extra?

Aplica estos criterios en tu próxima evaluación y cuéntanos como te fue.

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