1.- Experiencia.
Cuando tratas
con diferentes proveedores este punto se vuelve crítico para la elección final
debido a que debes disminuir en lo más posible el riesgo de
implementación en tu empresa. Este punto
se puede evaluar con los siguientes criterios:
- Número de años en el mercado que tiene la empresa que te ofrece el software.
- Número de implantaciones exitosas con clientes.
- Referencias de clientes: Es importante que pidas 2 o 3 referencias de clientes que estén utilizando el software para que tú mismo puedas preguntarles cómo les ha ido trabajando con la empresa que estás evaluando y si los tiempos que prometen suelen ser precisos.
“No me digas lo bien que lo haces; dime lo bueno que me hace
cuando lo utilizo”.
Leo Burnett
2.- Matriz de Evaluación
En esencia
esta matriz te ayudará a determinar las necesidades de tu empresa las
cuales requieres que atienda el software,
las puedes ordenar de acuerdo a su prioridad y posteriormente ir marcando aquellas con las que el software de
la empresa cumple.
Además es recomendable
solicitar a la empresa en cuestión te
muestre el software en “operación”
para que tú mismo puedas comprobar que hace lo que tú necesitas.
A continuación
te presento una matriz de cómo lo podrías realizar: Ejemplo:
Necesidad de la Empresa
|
Prioridad
|
Proveedor 1 ¿Cumple?
|
Compras
|
Crítica
|
x
|
Inventarios
|
Crítica
|
|
Manejo de Multi almacenes
|
Deseable
|
x
|
Traspasos entre almacenes
|
Crítica
|
|
Punto de venta
|
Crítica
|
x
|
Pagos en efectivo
|
Crítica
|
|
Pagos con tarjeta de crédito
|
Crítica
|
x
|
Pagos con transferencia bancaria
|
Deseable
|
x
|
Facturación
|
Crítica
|
x
|
Timbrado de facturas
|
Crítica
|
x
|
Notas de crédito
|
Crítica
|
x
|
Cuentas x Cobrar
|
Crítica
|
NOTA IMPORTANTE: Si el proveedor cumple con más del 80 % de aquellas necesidades clasificadas como “críticas” puede ser una muy buena alternativa ya que su software cumple con un muy alto porcentaje de lo que estás buscando.
3.- Escalabilidad
Se entiende por escalabilidad a la capacidad de adaptación y respuesta de un sistema con respecto al rendimiento y calidad del mismo a medida que aumentan de forma significativa el número de usuarios. Aunque parezca un concepto claro, la escalabilidad de un sistema es un aspecto complejo e importante debido a que evaluarás si el software está preparado para crecer junto contigo. Para validar esto le pudieras preguntar al proveedor. Se sugiere preguntar al proveedor sobre:
- ¿Cuántas sucursales o usuarios me soporta tu sistema sin bajar la calidad?
- ¿Puedo consultarlo desde fuera de mi sucursal? Por ejemplo si estoy de viaje
- ¿Puedo agregar más memoria al software o conectar otro equipo a la red?
- ¿Cuenta con más versiones?
“Invertir en un software implica además pensar en el negocio a largo
plazo, por ello también es fundamental que la herramienta acompañe el
crecimiento de la compañía, se adapte a los cambios que ésta sufre, y sea
flexible ante cualquier requerimiento.”
Softland, ERP Argentina 2016
4.-Soporte técnico.
El tema del soporte técnico es esencial en la elección de un software ya
hecho debido a que si buscas un software que te facilite tu operación en la
empresa debes de conocer los tiempos de respuesta en caso de fallas y que cubrirá su garantía
de servicio o en su caso su póliza de
soporte.
Se sugiere preguntar al proveedor sobre:
- ¿Cuál es el horario de atención de tu área de soporte? 24/7?
- ¿Cuál es el tiempo de garantía y póliza de soporte?
- ¿Manejas algún acuerdo de niveles de servicio donde se especifiquen tiempos de respuesta?
“Tus clientes no esperan que seas
perfecto. Lo que si esperan es que les resuelvas un problema cuando algo sale
mal”
Donald Porter.
5.- Precio.
En nuestra opinión el último criterio a evaluar es el precio, debido a que este típicamente se evalúa hasta que el proveedor que está siendo evaluado ha pasado los filtros anteriores después de que ha pasado cada uno de los filtros, vale la pena preguntarse:- ¿Se cobrará por sucursal o por usuario?
- ¿Cuál es su forma de pago? El pago es ¿mensual?, ¿anual?
- ¿Qué incluye el pago?
- Las versiones o actualizaciones del sistema ¿Tendrán un costo extra?
Aplica estos criterios en tu próxima evaluación y cuéntanos como te fue.
AVANSYS
“Somos Expertos en Soluciones de Software”
10 AÑOS DE EXPERIENCIA EN TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
Más de 200 proyectos implementados exitosamente
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